Sofern Sie die Rolle Vereinsadministrator besitzen, gelangen Sie in die Einstellungen ĂĽber das kleine Zahnrad in der rechten oberen Ecke.Ă–ffnen der Einstellungen
Benutzer#
Die Benutzerverwaltung ist erst ab der Silber-Edition verfĂĽgbar
In der BenutzerĂĽbersicht findest du eine Liste aller angelegten Benutzer deines Vereins.
🔍 Über das Suchfeld kannst du Benutzer nach Name oder E-Mail filtern.Neuer Benutzer anlegen#
Erstellen eines neuen Benutzers
E-Mail-Adresse (dient auch zur Anmeldung)
Nach dem Erstellen des Benutzers, wird in der Liste ein kleines Symbol eingeblendet. Dies besagt, dass der Benutzer noch nicht aktiv ist bzw. noch kein Passwort hinterlegt hat.
Sollte der Benutzer keine Einladungs-Email erhalten haben, so lässt sich diese Einladung erneut versenden:
Benutzer bearbeiten#
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben einem Benutzer, um folgende Aktionen durchzuführen:Bearbeiten: Name oder Rolle ändernLöschen: Benutzer vollständig entfernen (z. B. bei Austritt)Rollen & Rechte#
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Benutzers kann eine von drei Rollen vergeben werden:1. Vereinsadministrator#
Voller administrativer Zugriff
Verwaltung aller Vereinsfunktionen
Benutzerverwaltung, Einstellungen, Formulare
Zugriff auf alle Vereinsdaten
2. Mitgliederverwalter#
Bearbeiten von Mitgliedsdaten
Anzeigen und Verwalten von Mitglieds-, Änderungs- und Kündigungenanträgen
Löschen von Mitglieds-, Änderungs- und Kündigungenanträgen
Annehmen und Ablehnen von Anträgen
3. Antragseinsicht#
Anzeigen eingereichter Anträge
Keine Bearbeitung oder Verwaltung möglich
Technische Hinweise#
Die E-Mail-Adresse eines Benutzers kann nicht nachträglich über die Benutzerverwaltung geändert werden. Dies lässt sich nur durch den Benutzer in den jeweiligen Profileinstellungen ändern.
Ein Benutzer kann immer nur eine Rolle gleichzeitig haben.
Beim Löschen eines Benutzers werden keine Mitgliedsdaten gelöscht, sondern nur der Zugriff entfernt.
Die E-Mail Adresse muss eindeutig sein
E-Mail Vorlagen#
Das Bearbeiten der E-Mail Vorlagen ist erst ab der Gold-Edition verfĂĽgbar
Ăśbersicht#
Im Einstellungsbereich E-Mail Vorlagen können Sie die E-Mail-Texte für verschiedene Systembenachrichtigungen individuell anpassen. Sie wählen eine Vorlage aus, bearbeiten den Inhalt nach Ihren Anforderungen und speichern die Änderungen. Zusätzlich können Sie jederzeit zur Systemvorlage zurückkehren oder eine Testmail versenden, um das Ergebnis zu überprüfen.Übersicht der E-Mail Vorlagen
Funktionsweise#
1.
Vorlage auswählen
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten (z.B. "Neuer Mitgliedsantrag (Mitglied)", "Antrag abgelehnt" usw.).
2.
Eigene Vorlage aktivieren
Aktivieren Sie die Option „Eigene E-Mail Vorlage verwenden“, um die Vorlage individuell zu gestalten. Ohne Aktivierung wird die Systemvorlage verwendet.
3.
Speichern: Vor dem Verlassen der Seite oder dem Wechsel zu einer anderen Vorlage, speichern Sie bitte Ihre getätigten Änderungen.
Systemvorlage wiederherstellen: Setzt die Vorlage auf den Standard zurĂĽck. Ihre angepasste Vorlage wird unwiederuflich entfernt.
Testmail senden: Sendet eine Test-E-Mail mit den aktuellen Einstellungen.
Platzhalter in E-Mail Vorlagen#
Um die E-Mails zu personalisieren, stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur VerfĂĽgung. Diese werden beim Versand automatisch durch die passenden Werte ersetzt.Beispielhafte Platzhalter:| Platzhalter | Bedeutung |
|---|
$$FIRST_NAME$$ | Vorname des Empfängers |
$$CLUB_NAME$$ | Name des Vereins |
$$CLUB_FIRSTNAME$$ | Vorname des Vorstandsmitglieds |
$$CLUB_LASTNAME$$ | Nachname des Vorstandsmitglieds |
$$CLUB_ID$$ | Eindeutige ID des Vereins |
$$CONFIRM_LINK$$ | Bei E-Mails mit Bestätigungs-Link |
Verwendung:
Platzhalter werden im Text durch die entsprechenden Werte ersetzt. Beispiel:Hallo $$FIRST_NAME$$, Willkommen bei $$CLUB_NAME$$!Ergebnis in der E-Mail:
Hallo Max, Willkommen bei Sportverein Musterstadt!Sie können die E-Mail Vorlage auch als HTML direkt bearbeiten. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf dieses Icon:
Hinweise#
Die verfügbaren Platzhalter können je nach Vorlage variieren.
Achten Sie darauf, die Platzhalter exakt zu schreiben (inklusive der doppelten Dollarzeichen).
Änderungen an den Vorlagen sind ab der Gold-Edition möglich.
E-Mail Versand#
Das Festlegen eines eigenen SMTP-Servers ist erst ab der Gold-Edition verfĂĽgbar
Eigenen SMTP-Server definieren
Ăśbersicht#
In diesem Dialog können Sie konfigurieren, wie Ihr Vereinssystem E-Mails versendet. Sie haben die Wahl zwischen dem Standard-SMTP-Server von Vereinsantrag und einem eigenen SMTP-Server.Optionen#
1. Vereinsantrag System-SMTP verwenden#
Beschreibung: Alle E-Mails werden ĂĽber den zentralen Server von Vereinsantrag versendet.
Absender: info@vereinsantrag.de
Vorteil: Keine weitere Konfiguration notwendig.
2. Benutzerdefinierten SMTP-Server verwenden#
Beschreibung: E-Mails werden ĂĽber Ihren eigenen SMTP-Server versendet.
Hinweis: Diese Option ist ab der Gold-Edition verfĂĽgbar.
Felder fĂĽr die SMTP-Konfiguration#
| Feld | Beschreibung | Pflichtfeld |
|---|
| SMTP Server | Adresse Ihres SMTP-Servers (z.B. smtp.example.com) | âś” |
| Port | Port des SMTP-Servers (z.B. 587, 465). Sollte Port 587 nicht zum Erfolg fĂĽhren, versuchen Sie Port 465 mit SSL. | âś” |
| Benutzername | Benutzername fĂĽr die Anmeldung am SMTP-Server. MeiĂźtens die E-Mail Adresse | âś” |
| Passwort | Passwort fĂĽr die Anmeldung am SMTP-Server | âś” |
| SSL/TLS verwenden | Aktiviert die verschlĂĽsselte Verbindung | - |
| Absender E-Mail | E-Mail-Adresse, die als Absender genutzt wird | âś” |
| Absender Name | Name, der als Absender angezeigt wird. Falls leer, wird die Absender E-Mail Adresse verwendet. | - |
Hinweis: Alle Felder mit * sind Pflichtfelder.Bei manchen E-Mail Anbietern (z.B. GMAIL) ist nicht das Benutzerpasswort sondern ein eigen erstelltes App-Passwort notwendig. Informieren Sie sich hier bei Ihrem Anbieter nach den erforderlichen Daten.
Aktionen#
Speichern: Ăśbernimmt die Einstellungen. Die Felder werden vor dem Speichern validiert.
Verbindungstest: PrĂĽft, ob die SMTP-Daten korrekt sind und eine Verbindung hergestellt werden kann. Das Ergebnis wird angezeigt.
Hinweise zur Nutzung#
Wenn Sie den System-SMTP verwenden, mĂĽssen keine weiteren Angaben gemacht werden.
Bei Auswahl des eigenen SMTP-Servers mĂĽssen alle Pflichtfelder ausgefĂĽllt werden.
Bei Fehlern in der Eingabe werden diese direkt angezeigt.
Der Verbindungstest hilft, Konfigurationsfehler frĂĽhzeitig zu erkennen.
Beispiel fĂĽr SMTP-Konfiguration#
Bei Problemen mit dem Versand prĂĽfen Sie bitte die Zugangsdaten und die Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters.
Webhooks#
Webhooks sind ab der Gold-Edition verfĂĽgbar
POST-Anfrage mit den Ereignisdaten an eine von Ihnen hinterlegte Adresse (die „Ziel-URL").Webhook einrichten#
1.
Ă–ffnen Sie die Einstellungen und wechseln Sie zum Tab Webhooks.
2.
Klicken Sie auf Neuer Webhook.
3.
Füllen Sie die Felder aus:Name – ein frei wählbarer Name zur Wiedererkennung, z. B. „CRM-Integration".
Ziel-URL – die https-Adresse, an die die Daten gesendet werden.
Events – wählen Sie ein oder mehrere Ereignisse aus, bei denen benachrichtigt werden soll. Aktiv – nur aktive Webhooks erhalten Nachrichten.
4.
Nach dem Speichern wird Ihnen einmalig das Secret angezeigt.
⚠️ Wichtig: Das Secret wird nur dieses eine Mal im Klartext angezeigt. Kopieren Sie es und bewahren Sie es sicher auf – es wird zum Prüfen der Signatur benötigt. Geht es verloren, können Sie jederzeit ein neues erzeugen.
VerfĂĽgbare Ereignisse#
| Anzeige im Dialog | Wert in der Nachricht | Wird ausgelöst, wenn … |
|---|
| Antrag eingegangen | ApplicationReceived | ein neuer Antrag (Beitritt, Ă„nderung oder KĂĽndigung) eingegangen ist |
| E-Mail (DOI) bestätigt | EmailConfirmed | der Antragsteller seine E-Mail-Adresse bestätigt hat |
| Antrag akzeptiert | ApplicationAccepted | ein Antrag angenommen wurde |
| Antrag abgelehnt | ApplicationRejected | ein Antrag abgelehnt wurde |
Ein Webhook erhält ausschließlich die Ereignisse, die Sie ihm zugeordnet haben.
Webhooks verwalten#
In der Übersicht finden Sie zu jedem Webhook ein Menü (⋮) mit folgenden Aktionen:Verlauf – zeigt die letzten Zustellungen mit Status, HTTP-Antwortcode, Dauer und ggf. Fehlermeldung.
Testen – sendet eine Beispiel-Nachricht an die Ziel-URL, um die Verbindung zu prüfen.
Secret neu erzeugen – erstellt ein neues Secret. Das bisherige wird sofort ungültig; Ihre Integration muss anschließend auf das neue Secret umgestellt werden.
Bearbeiten – Name, URL, Events und den Aktiv-Status ändern. Das Secret bleibt dabei unverändert.
Löschen – entfernt den Webhook samt seiner Zustellungs-Historie.
💡 Im Dashboard lässt sich zusätzlich die Kachel „Webhook-Zustellungen" einblenden. Sie zeigt erfolgreiche und fehlgeschlagene Zustellungen im Zeitverlauf – wahlweise über alle oder pro Webhook.
