Die Benutzerverwaltung ist erst ab der Silber-Edition verfĂĽgbar
Die Benutzerverwaltung in Vereinsantrag ermöglicht es, mehrere Vereinsmitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Rechten zu verwalten. So kann die Arbeit im Verein aufgeteilt und organisiert werden. In der Benutzerübersicht findest du eine Liste aller angelegten Benutzer deines Vereins. 🔍 Über das Suchfeld kannst du Benutzer nach Name oder E-Mail filtern.
Klicke auf den Button „Neuer Benutzer“, um eine neue Person mit Zugriffsrechten zum Verein einzuladen.Folgende Angaben sind erforderlich:
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse (dient auch zur Anmeldung)
Rolle (siehe unten)
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Zugangsinformationen.
💡Nach dem Erstellen des Benutzers, wird in der Liste ein kleines Symbol eingeblendet. Dies besagt, dass der Benutzer noch nicht aktiv ist bzw. noch kein Passwort hinterlegt hat. Sollte der Benutzer keine Einladungs-Email erhalten haben, so lässt sich diese Einladung erneut versenden:
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben einem Benutzer, um folgende Aktionen durchzuführen:Bearbeiten: Name oder Rolle ändernLöschen: Benutzer vollständig entfernen (z. B. bei Austritt)
Die E-Mail-Adresse eines Benutzers kann nicht nachträglich über die Benutzerverwaltung geändert werden. Dies lässt sich nur durch den Benutzer in den jeweiligen Profileinstellungen ändern.
Ein Benutzer kann immer nur eine Rolle gleichzeitig haben.
Beim Löschen eines Benutzers werden keine Mitgliedsdaten gelöscht, sondern nur der Zugriff entfernt.
Im Einstellungsbereich E-Mail Vorlagen können Sie die E-Mail-Texte für verschiedene Systembenachrichtigungen individuell anpassen. Sie wählen eine Vorlage aus, bearbeiten den Inhalt nach Ihren Anforderungen und speichern die Änderungen. Zusätzlich können Sie jederzeit zur Systemvorlage zurückkehren oder eine Testmail versenden, um das Ergebnis zu überprüfen.
Vorlage auswählen Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten (z.B. "Neuer Mitgliedsantrag (Mitglied)", "Antrag abgelehnt" usw.).
2.
Eigene Vorlage aktivieren Aktivieren Sie die Option „Eigene E-Mail Vorlage verwenden“, um die Vorlage individuell zu gestalten. Ohne Aktivierung wird die Systemvorlage verwendet.
3.
Aktionen
Speichern: Vor dem Verlassen der Seite oder dem Wechsel zu einer anderen Vorlage, speichern Sie bitte Ihre getätigten Änderungen.
Systemvorlage wiederherstellen: Setzt die Vorlage auf den Standard zurĂĽck. Ihre angepasste Vorlage wird unwiederuflich entfernt.
Testmail senden: Sendet eine Test-E-Mail mit den aktuellen Einstellungen.
Um die E-Mails zu personalisieren, stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Diese werden beim Versand automatisch durch die passenden Werte ersetzt.Platzhalter werden in doppelten geschweiften Klammern geschrieben, z. B. {{ FIRST_NAME }}. Am einfachsten fügen Sie sie über die Schaltfläche „Platzhalter" im Editor ein – dort sehen Sie auch, welche Platzhalter in der jeweils gewählten Vorlage verfügbar sind.Standard-Platzhalter
Platzhalter
Bedeutung
{{ FIRST_NAME }}
Vorname des Empfängers der E-Mail
{{ LAST_NAME }}
Nachname des Empfängers der E-Mail
{{ APPLICANT_FIRST_NAME }}
Vorname des Antragstellers (nur Vereins-Vorlagen)
{{ APPLICANT_LAST_NAME }}
Nachname des Antragstellers (nur Vereins-Vorlagen)
{{ APPLICANT_BIRTHDAY }}
Geburtstag des Antragstellers (nur Vereins-Vorlagen)
{{ BIRTHDAY }}
Geburtstag des Mitglieds (Vorlagen an das Mitglied)
{{ CLUB_NAME }}
Name des Vereins
{{ CLUB_FIRSTNAME }}
Vorname des Vereinsvorstands
{{ CLUB_LASTNAME }}
Nachname des Vereinsvorstands
{{ CLUB_ID }}
Eindeutige ID des Vereins
{{ CONFIRM_LINK }}
Bestätigungs-Link (nur bei E-Mails mit Bestätigung)
{{ TYPE }}
Antragstyp: Beitritt, Ă„nderung oder KĂĽndigung (Annahme/Ablehnung)
{{ NOTES }}
Notizen zum Antrag (Annahme/Ablehnung)
{{ DATE }}
Datum des Antrags (Annahme/Ablehnung)
Hinweis: In den Vorlagen an das Mitglied ist das Mitglied selbst der Empfänger – {{ FIRST_NAME }} und {{ LAST_NAME }} sind dort also der Antragsteller. In den Vereins-Vorlagen („Neuer Antrag eingegangen") ist der Empfänger Ihr Vorstand bzw. der benachrichtigte Benutzer; den Antragsteller erreichen Sie dort über die APPLICANT_*-Platzhalter.
Benutzerdefinierte FelderIhre eigenen Felder („Weitere Felder") stehen ebenfalls als Platzhalter zur Verfügung: {{ CUSTOM_<Interner Name> }}, z. B. {{ CUSTOM_STAATSANGEHOERIGKEIT }}. Der genaue Name wird Ihnen im Platzhalter-Menü unter „Benutzerdefinierte Felder" angezeigt.Datum und Währung formatierenDatums- und Währungswerte werden über einen Filter formatiert (wird beim Einfügen über das Menü automatisch gesetzt):
BeispielText in der Vorlage:Hallo {{ FIRST_NAME }}, willkommen bei {{ CLUB_NAME }}!Ergebnis in der E-Mail:Hallo Max, willkommen bei Sportverein Musterstadt!
In diesem Dialog können Sie konfigurieren, wie Ihr Vereinssystem E-Mails versendet. Sie haben die Wahl zwischen dem Standard-SMTP-Server von Vereinsantrag und einem eigenen SMTP-Server.
Adresse Ihres SMTP-Servers (z.B. smtp.example.com)
âś”
Port
Port des SMTP-Servers (z.B. 587, 465). Sollte Port 587 nicht zum Erfolg fĂĽhren, versuchen Sie Port 465 mit SSL.
âś”
Benutzername
Benutzername fĂĽr die Anmeldung am SMTP-Server. MeiĂźtens die E-Mail Adresse
âś”
Passwort
Passwort fĂĽr die Anmeldung am SMTP-Server
âś”
SSL/TLS verwenden
Aktiviert die verschlĂĽsselte Verbindung
-
Absender E-Mail
E-Mail-Adresse, die als Absender genutzt wird
âś”
Absender Name
Name, der als Absender angezeigt wird. Falls leer, wird die Absender E-Mail Adresse verwendet.
-
Hinweis: Alle Felder mit * sind Pflichtfelder.
Bei manchen E-Mail Anbietern (z.B. GMAIL) ist nicht das Benutzerpasswort sondern ein eigen erstelltes App-Passwort notwendig. Informieren Sie sich hier bei Ihrem Anbieter nach den erforderlichen Daten.
Mit Webhooks benachrichtigt Vereinsantrag Ihre eigenen Systeme automatisch und in Echtzeit, sobald in Ihrem Verein bestimmte Ereignisse eintreten – zum Beispiel wenn ein neuer Antrag eingeht oder angenommen wird. So lassen sich Anträge ohne manuelle Schritte an ein CRM, eine Buchhaltung oder ein Automatisierungs-Tool weiterreichen.Technisch sendet Vereinsantrag dazu eine HTTP-POST-Anfrage mit den Ereignisdaten an eine von Ihnen hinterlegte Adresse (die „Ziel-URL").
Ă–ffnen Sie die Einstellungen und wechseln Sie zum Tab Webhooks.
2.
Klicken Sie auf Neuer Webhook.
3.
FĂĽllen Sie die Felder aus:
Name – ein frei wählbarer Name zur Wiedererkennung, z. B. „CRM-Integration".
Ziel-URL – die https-Adresse, an die die Daten gesendet werden.
Events – wählen Sie ein oder mehrere Ereignisse aus, bei denen benachrichtigt werden soll.
Aktiv – nur aktive Webhooks erhalten Nachrichten.
4.
Nach dem Speichern wird Ihnen einmalig das Secret angezeigt.
⚠️ Wichtig: Das Secret wird nur dieses eine Mal im Klartext angezeigt. Kopieren Sie es und bewahren Sie es sicher auf – es wird zum Prüfen der Signatur benötigt. Geht es verloren, können Sie jederzeit ein neues erzeugen.
In der Ăśbersicht finden Sie zu jedem Webhook ein MenĂĽ (â‹®) mit folgenden Aktionen:
Verlauf – zeigt die letzten Zustellungen mit Status, HTTP-Antwortcode, Dauer und ggf. Fehlermeldung.
Testen – sendet eine Beispiel-Nachricht an die Ziel-URL, um die Verbindung zu prüfen.
Secret neu erzeugen – erstellt ein neues Secret. Das bisherige wird sofort ungültig; Ihre Integration muss anschließend auf das neue Secret umgestellt werden.
Bearbeiten – Name, URL, Events und den Aktiv-Status ändern. Das Secret bleibt dabei unverändert.
Löschen – entfernt den Webhook samt seiner Zustellungs-Historie.
💡 Im Dashboard lässt sich zusätzlich die Kachel „Webhook-Zustellungen" einblenden. Sie zeigt erfolgreiche und fehlgeschlagene Zustellungen im Zeitverlauf – wahlweise über alle oder pro Webhook.
