Vereinsantrag
HandbuchDeveloperVereinsantrag.online
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  1. Handbuch
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          • Deletes a specific department by its ID.
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          • Updates the settings for the departments.
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          • Modifies the membership form for the club.
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          • Modifies the cancellation form for the club.
        • Membership
          • Retrieves all memberships for the current club.
          • Creates a new membership.
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          • Deletes a specific membership by its ID.
          • Modifies an existing membership.
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          • Deletes a specific custom field by its internal name.
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          • Delete cancellation
          • Create new cancellation
          • Get cancellation PDF
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          • Get change request by ID
          • Delete change request
          • Get change request PDF
          • Get change request CSV
          • Confirm change request
        • Memberships
          • Creates a new membership application
          • Retrieves a membership application
          • Deletes a membership application
          • Exports a membership application as PDF
          • Exports a membership application as CSV
          • Confirms a membership application
        • Submits
          • Retrieves all submissions.
          • Accepts a submission.
          • Denies a submission.
      • Reporting
        • Dashboard
          • Gets the count of new memberships.
          • Gets the count of new changes.
          • Gets the count of new cancellations.
          • Gets the membership chart data.
  1. Handbuch

Anträge online empfangen und verwalten

Bereich: Anträge#

Alle über Ihre Onlineformulare eingehenden Anträge – egal ob Mitgliedsantrag, Änderungsantrag oder Kündigung – werden zentral in einer übersichtlichen Antragsliste angezeigt. Dieser Bereich dient als digitales Postfach und ermöglicht Ihnen, alle Anträge strukturiert zu sichten, zu prüfen, zu exportieren und zu verarbeiten.

Antragsliste#

image.png
Liste aller Anträge
In der Antragsübersicht sehen Sie alle eingegangenen Anträge in einer tabellarischen Ansicht. Die Liste ist standardmäßig nach dem Eingangsdatum sortiert, lässt sich jedoch nach Bedarf filtern und sortieren – zum Beispiel nach Antragsart (Mitgliedsantrag, Änderungsantrag, Kündigung), Status oder Datum.
Die Statusanzeige hilft dabei, schnell den Bearbeitungsstand eines Antrags zu erkennen. Es gibt folgende Stati:

StatusBeschreibung
NeuDer Antrag wurde frisch übermittelt und noch nicht bearbeitet.
Noch nicht bestätigtDer Antrag wurde übermittelt, aber das Mitglied hat die E-Mail-Adresse noch nicht über den Double-Opt-In bestätigt.
AngenommenDer Antrag wurde geprüft und offiziell bestätigt. Das Mitglied wurde darüber per E-Mail informiert.
AbgelehntDer Antrag wurde abgelehnt. Auch hier erhält das Mitglied eine Benachrichtigung per E-Mail.

Mit einem Klick auf einen Antrag öffnet sich die Detailansicht. Dort sehen Sie alle vom Mitglied eingegebenen Informationen sowie eventuelle Zusatzfelder, Zahlungsdaten und Hinweise.

Anträge prüfen#

Als Vereinsmitarbeiter sollten Sie jeden Antrag in Ruhe durchgehen und prüfen. Dies kann beinhalten:
den Antrag mit den internen Anforderungen oder Aufnahmekriterien abgleichen,
eventuell Rücksprache mit dem Vorstand oder anderen Abteilungen halten,
die Daten manuell in Ihre Vereinssoftware übernehmen (sofern keine Schnittstelle vorhanden ist).
Erst wenn der Antrag vollständig geprüft wurde, kann er offiziell angenommen oder abgelehnt werden.

Annehmen oder Ablehnen eines Antrags#

Über das Drei-Punkte-Menü (...) neben jedem Antrag steht Ihnen die Funktion „Annehmen / Ablehnen“ zur Verfügung.
Antrag annehmen oder ablehnen

Antrag annehmen#

Bevor Sie einen Antrag annehmen, sollten Sie die Daten sorgfältig prüfen und den Antrag in Ihre Vereinssoftware übernehmen. Erst wenn alle Angaben korrekt übernommen wurden, klicken Sie auf „Annehmen“.
Sie können zusätzlich eine persönliche Nachricht eingeben, die dem Mitglied in der Bestätigungsmail angezeigt wird. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Rückmeldungen zu geben, z. B.:
„Herzlich willkommen im Verein!“
„Ihr Antrag wurde erfolgreich angenommen.“
„Ihre Kündigung wurde zum 30.06.2025 bestätigt.“
Gerade bei Kündigungen kann die Nachricht genutzt werden, um das genaue Beendigungsdatum der Mitgliedschaft mitzuteilen. Diese Information ist für das Mitglied besonders wichtig.
Mit dem Klick auf „Mitglied benachrichtigen“ wird der Antrag als angenommen markiert und automatisch eine E-Mail an das Mitglied versendet.

Antrag ablehnen#

Wenn ein Antrag nicht angenommen werden kann – etwa weil Informationen fehlen oder Voraussetzungen nicht erfüllt sind – wählen Sie „Antrag Ablehnen“. Auch hier können Sie eine Nachricht eingeben, um dem Mitglied den Grund für die Ablehnung mitzuteilen, z. B.:
„Leider fehlen noch Unterlagen.“
„Sie sind nicht für diese Mitgliedschaft berechtigt.“
„Wir haben Sie im System nicht als Mitglied geführt.“
Auch im Falle einer Ablehnung wird das Mitglied per E-Mail benachrichtigt.

Exportfunktionen#

Export als PDF #

Der Antrag wird als vollständige PDF-Datei generiert, inklusive aller Eingaben und ggf. Unterschrift.

Export als CSV #

Die Antragsdaten werden in eine CSV-Datei exportiert, die Sie z. B. in Excel oder eine Vereinssoftware importieren können.
FeldnameBeschreibung
IdEindeutige ID des Antrags (GUID). Jedes Familienmitglied hat eine eigene Zeile mit eigener ID.
FamilyIdID des Hauptantragstellers. Alle Familienmitglieder, die zum Antrag gehören, teilen sich diese ID.
FirstnameVorname der Person.
LastnameNachname der Person.
GenderGeschlecht der Person (z. B. Men, Women).
BirthdayGeburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ.
ZipPostleitzahl.
CityWohnort.
StreetStraße.
PhoneTelefonnummer. (Achtung: lange Zahlen evtl. im wissenschaftlichen Format, z. B. +4901234567)
EmailE-Mail-Adresse.
PaymentMethodGewählte Zahlungsmethode (z. B. OnAccount, SEPA).
IbanIBAN, falls SEPA-Zahlung gewählt wurde.
AccountHolderName des Kontoinhabers (falls relevant).
DepartmentNamesAbteilungen, denen beigetreten wird (z. B. Rasenpflege).
MembershipNameName der gewählten Mitgliedschaft (z. B. Passiv, Aktiv).
MembershipPricePerYearBeitrag der Mitgliedschaft pro Jahr (z. B. 12).
DateCreateErstelldatum des Antrags (z. B. 10.04.2025 14:21).
CustomField_customField1Benutzerdefiniertes Feld – vom Verein frei konfigurierbar (z. B. "Wunscheintrag 2").

Datenschutz und Aufbewahrung#

Die Daten der Anträge verbleiben in Ihrem geschützten Adminbereich und sind nur für berechtigte Vereinsmitarbeiter sichtbar. Bitte denken Sie daran, Anträge nur so lange wie notwendig aufzubewahren und ggf. zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden – in Übereinstimmung mit Ihren Datenschutzrichtlinien.
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