Bereich: Anträge#
Alle über Ihre Onlineformulare eingehenden Anträge – egal ob Mitgliedsantrag, Änderungsantrag oder Kündigung – werden zentral in einer übersichtlichen Antragsliste angezeigt. Dieser Bereich dient als digitales Postfach und ermöglicht Ihnen, alle Anträge strukturiert zu sichten, zu prüfen, zu exportieren und zu verarbeiten.Antragsliste#
In der Antragsübersicht sehen Sie alle eingegangenen Anträge in einer tabellarischen Ansicht. Die Liste ist standardmäßig nach dem Eingangsdatum sortiert, lässt sich jedoch nach Bedarf filtern und sortieren – zum Beispiel nach Antragsart (Mitgliedsantrag, Änderungsantrag, Kündigung), Status oder Datum.Die Statusanzeige hilft dabei, schnell den Bearbeitungsstand eines Antrags zu erkennen. Es gibt folgende Stati:| Status | Beschreibung |
|---|
| Neu | Der Antrag wurde frisch übermittelt und noch nicht bearbeitet. |
| Noch nicht bestätigt | Der Antrag wurde übermittelt, aber das Mitglied hat die E-Mail-Adresse noch nicht über den Double-Opt-In bestätigt. |
| Angenommen | Der Antrag wurde geprüft und offiziell bestätigt. Das Mitglied wurde darüber per E-Mail informiert. |
| Abgelehnt | Der Antrag wurde abgelehnt. Auch hier erhält das Mitglied eine Benachrichtigung per E-Mail. |
Mit einem Klick auf einen Antrag öffnet sich die Detailansicht. Dort sehen Sie alle vom Mitglied eingegebenen Informationen sowie eventuelle Zusatzfelder, Zahlungsdaten und Hinweise.Anträge prüfen#
Als Vereinsmitarbeiter sollten Sie jeden Antrag in Ruhe durchgehen und prüfen. Dies kann beinhalten:den Antrag mit den internen Anforderungen oder Aufnahmekriterien abgleichen,
eventuell Rücksprache mit dem Vorstand oder anderen Abteilungen halten,
die Daten manuell in Ihre Vereinssoftware übernehmen (sofern keine Schnittstelle vorhanden ist).
Annehmen oder Ablehnen eines Antrags#
Über das Drei-Punkte-Menü (...) neben jedem Antrag steht Ihnen die Funktion „Annehmen / Ablehnen“ zur Verfügung.Antrag annehmen oder ablehnen
Antrag annehmen#
Bevor Sie einen Antrag annehmen, sollten Sie die Daten sorgfältig prüfen und den Antrag in Ihre Vereinssoftware übernehmen. Erst wenn alle Angaben korrekt übernommen wurden, klicken Sie auf „Annehmen“.Sie können zusätzlich eine persönliche Nachricht eingeben, die dem Mitglied in der Bestätigungsmail angezeigt wird. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Rückmeldungen zu geben, z. B.:„Herzlich willkommen im Verein!“
„Ihr Antrag wurde erfolgreich angenommen.“
„Ihre Kündigung wurde zum 30.06.2025 bestätigt.“
Antrag ablehnen#
Wenn ein Antrag nicht angenommen werden kann – etwa weil Informationen fehlen oder Voraussetzungen nicht erfüllt sind – wählen Sie „Antrag Ablehnen“. Auch hier können Sie eine Nachricht eingeben, um dem Mitglied den Grund für die Ablehnung mitzuteilen, z. B.:„Leider fehlen noch Unterlagen.“
„Sie sind nicht für diese Mitgliedschaft berechtigt.“
„Wir haben Sie im System nicht als Mitglied geführt.“
Exportfunktionen#
Export als PDF #
Der Antrag wird als vollständige PDF-Datei generiert, inklusive aller Eingaben und ggf. Unterschrift.Export als CSV #
Die Antragsdaten werden in eine CSV-Datei exportiert, die Sie z. B. in Excel oder eine Vereinssoftware importieren können.| Feldname | Beschreibung |
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Id | Eindeutige ID des Antrags (GUID). Jedes Familienmitglied hat eine eigene Zeile mit eigener ID. |
FamilyId | ID des Hauptantragstellers. Alle Familienmitglieder, die zum Antrag gehören, teilen sich diese ID. |
Firstname | Vorname der Person. |
Lastname | Nachname der Person. |
Gender | Geschlecht der Person (z. B. Men, Women). |
Birthday | Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ. |
Zip | Postleitzahl. |
City | Wohnort. |
Street | Straße. |
Phone | Telefonnummer. (Achtung: lange Zahlen evtl. im wissenschaftlichen Format, z. B. +4901234567) |
Email | E-Mail-Adresse. |
PaymentMethod | Gewählte Zahlungsmethode (z. B. OnAccount, SEPA). |
Iban | IBAN, falls SEPA-Zahlung gewählt wurde. |
AccountHolder | Name des Kontoinhabers (falls relevant). |
DepartmentNames | Abteilungen, denen beigetreten wird (z. B. Rasenpflege). |
MembershipName | Name der gewählten Mitgliedschaft (z. B. Passiv, Aktiv). |
MembershipPricePerYear | Beitrag der Mitgliedschaft pro Jahr (z. B. 12). |
DateCreate | Erstelldatum des Antrags (z. B. 10.04.2025 14:21). |
CustomField_customField1 | Benutzerdefiniertes Feld – vom Verein frei konfigurierbar (z. B. "Wunscheintrag 2"). |
Datenschutz und Aufbewahrung#
Die Daten der Anträge verbleiben in Ihrem geschützten Adminbereich und sind nur für berechtigte Vereinsmitarbeiter sichtbar. Bitte denken Sie daran, Anträge nur so lange wie notwendig aufzubewahren und ggf. zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden – in Übereinstimmung mit Ihren Datenschutzrichtlinien.