Datenschutz#
In dem Bereich "Datenschutz" hinterlegen Sie datenschutzrelevante Angaben – etwa zur Datenverarbeitung, Speicherdauer, Fotoveröffentlichung oder einem Datenschutzbeauftragten. Daraus wird automatisch der Datenschutztext generiert, der in jedem Antrag angezeigt wird und die Antragsteller rechtsgültig informiert.Der Datenschutztext wird angezeigt:1.
Vor dem Absenden eines Antrages:
Einstellungen für den Datenschutz-Text
2.
Im PDF-Antrag als Informations-Blatt
Einstellungen für den Datenschutz-Text
Datenschutz auf Ihren Verein abstimmen#
Sie können den Datenschutztext wie folgt individualisieren:| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|
| Datenschutzbeauftragter |
Bitte geben Sie an, ob Ihr Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt hat. Falls ja, können Sie zusätzlich die Kontakt-E-Mail-Adresse angeben, die im Antragstext angezeigt wird. |
| Veröffentlichung von Fotos und Namen |
Bitte geben Sie an, ob Sie Fotos und Namen von Mitgliedern im Rahmen von Vereinsaktivitäten veröffentlichen möchten – und wenn ja, in welchen Medien. Das Mitglied kann in der Beitrittserklärung individuell auswählen, in welchen Medien eine Veröffentlichung erlaubt wird:
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| Speicherdauer |
Legen Sie hier fest, wie lange personenbezogene Daten nach Kündigung einer Mitgliedschaft in Ihrem Verein bestehen bleiben, bevor Sie gelöscht oder anonymisiert werden. Die gewählte Speicherdauer wird im Datenschutztext des Antrags für die Antragsteller sichtbar dargestellt. |
| Zusätzliche Datenschutz Informationen |
Hier können Sie zusätzliche Abschnitte oder Informationen ergänzen, die in Ihrem Datenschutztext berücksichtigt werden sollen. Nutzen Sie dieses Feld, um spezifische Anforderungen oder Hinweise zu hinterlegen, die über die Standardangaben hinausgehen.
Der Text wird im Datenschutztext unter dem Abschnitt "Weitere Anmerkungen":
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Datenschutz und rechtliche Hinweise#
Wenn Sie Onlineformulare über die Plattform Vereinsantrag nutzen oder auf Ihrer Vereinswebseite einbinden, sind Sie als Verein dafür verantwortlich, Ihre Mitglieder und Interessenten transparent über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren. Das betrifft insbesondere Ihre eigene Datenschutzerklärung auf der Vereinswebseite.
Anpassung der Datenschutzerklärung#
Wir empfehlen dringend, dass Sie in Ihrer Datenschutzerklärung einen Hinweis auf die Nutzung der Plattform Vereinsantrag ergänzen. Dabei sollten Sie insbesondere auf die Verarbeitung personenbezogener Daten über unsere Systeme und den Einsatz eines externen Dienstleisters hinweisen.Nachfolgend stellen wir Ihnen einen Formulierungsvorschlag zur Verfügung, den Sie auf Ihrer Vereinswebseite übernehmen und bei Bedarf anpassen können:Datenverarbeitung durch Dritte
Zur Bereitstellung unserer Vereinsverwaltung und Mitgliederbetreuung nutzen wir externe Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diese Dienstleister wurden sorgfältig ausgewählt und vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter verpflichtet. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wurde mit dem Dienstleister abgeschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.Mitgliedsanträge über "Vereinsantrag"
Wir nutzen die digitale Plattform "Vereinsantrag", betrieben von Marcel Beutner, Eschenweg 7, 78661 Dietingen, um die Beantragung, Änderung und Kündigung von Mitgliedschaften online zu ermöglichen.Welche Daten werden verarbeitet?
Beim Ausfüllen des Online-Formulars werden personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Kontaktdaten und vereinsbezogene Informationen erfasst. Diese Daten sind erforderlich, um Ihren Antrag zu bearbeiten und Ihre Mitgliedschaft zu verwalten.Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) zur Bearbeitung Ihres Antrags sowie ggf. auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.Datenübermittlung und SpeicherungDie Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt.
Die Speicherung der Antragsdaten erfolgt auf Servern innerhalb der EU durch unseren Auftragsverarbeiter "Vereinsantrag".
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Vereinsverwaltung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)#
Gemäß Art. 28 DSGVO ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich, wenn personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen durch einen externen Dienstleister verarbeitet werden. Als Plattformanbieter stellen wir Ihnen diesen Vertrag automatisch zur Verfügung.Bereitstellung des AVV#
Der AVV mit dem Anbieter der Plattform Vereinsantrag wird automatisch mit der Registrierung abgeschlossen. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit allen relevanten Informationen zur Plattform – inklusive des AVV als PDF-Anhang.Bitte bewahren Sie dieses Dokument gut auf, da es Ihre datenschutzrechtliche Absicherung gegenüber Dritten belegt.Inhalt des AVV#
Der Vertrag regelt unter anderem:Zweck und Art der Datenverarbeitung
Verpflichtungen und Rechte des Vereins als Verantwortlicher
Verpflichtungen des Anbieters als Auftragsverarbeiter
technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten
Regelungen zu Subdienstleistern
Löschung und Rückgabe von Daten nach Vertragsende
Was Sie tun müssen#
Sie müssen den AVV nicht separat unterschreiben oder zurücksenden – durch Ihre Registrierung und Nutzung der Plattform gilt der Vertrag als abgeschlossen. Es ist jedoch Ihre Pflicht als Verantwortlicher, den AVV sorgfältig zu prüfen und für Ihre Unterlagen zu archivieren.Sollten Sie den Vertrag nicht mehr finden oder eine aktuelle Version benötigen, können Sie sich jederzeit mit uns über das Kontaktformular in Verbindung setzen.